Een papierloos kantoor thuis: van trend naar dagelijkse werkwijze

Op een thuiskantoor stapelt papier zich ongemerkt op. Er komt een ordner met facturen bij, een doos bonnetjes en een la vol printjes die je nooit meer terugleest. Met een papierloos kantoor thuis werk en bewaar je alles digitaal. Dat klinkt als een flinke klus. Toch kun je de overstap in kleine stappen maken, zonder je werk stil te leggen.

Waarom een papierloos kantoor thuis goed werkt voor zzp'ers

Als zzp'er ben je vaak je eigen administrateur. Elk papiertje dat je bewaart, moet je later ook weer terugvinden. Digitale bestanden doorzoek je binnen een paar seconden op naam, datum of klant. Verder heb je je administratie overal bij de hand: thuis, onderweg en bij een opdrachtgever. Je boekhouder krijgt je stukken zo ook digitaal, zonder dat je ordners hoeft langs te brengen. Ook de ruimte speelt mee. Op een kleine werkplek in huis levert elke archiefkast die verdwijnt direct meer vrije ruimte op. Een papiervrije werkplek oogt bovendien rustiger, wat prettig is als je bureau in de woonkamer staat.

Eerst scannen, dan pas opruimen

Gooi niets weg voordat je weet wat de Belastingdienst vraagt. Als ondernemer bewaar je je administratie in principe 7 jaar. Facturen en bonnetjes mag je scannen en digitaal bewaren. De scan moet dan wel een juiste en volledige weergave van het origineel zijn, inclusief de echtheidskenmerken. Voldoet de scan aan die eisen, dan mag het papieren origineel weg. Let op: een balans en een staat van baten en lasten op papier mag je niet omzetten naar een scan.

Na zo'n scanronde houd je een flinke berg oud papier over. Denk aan lege ordners, archiefdozen en oude folders. Documenten met klant- of bankgegevens versnipper je eerst. Daar is de papierbak aan huis vaak te klein voor. Heb je naast je thuiskantoor ook een bedrijfsruimte in de regio Den Haag, Leiden of Zoetermeer? Dan is een papiercontainer huren van Rolcontainers Zuid-Holland een handige manier om dat papier gescheiden af te voeren.

Zo richt je je digitale administratie overzichtelijk in

Een papierloos kantoor staat of valt met een vaste structuur. Maak bijvoorbeeld per jaar een hoofdmap met submappen voor inkoop, verkoop, bank en contracten. Geef bestanden een vaste naam met datum, leverancier en bedrag. Zo vind je een factuur terug zonder door tientallen mappen te klikken.

Bewaar je bestanden in de cloud en maak als extra zekerheid een back-up op een externe schijf. Voor losse bonnetjes volstaat vaak al een scan-app op je telefoon. Boekhoudsoftware helpt ook, omdat je bonnetjes daarin vaak direct kunt fotograferen en aan een betaling kunt koppelen. Vraag leveranciers verder om hun facturen voortaan digitaal te sturen. Werkt je computer traag, dan is dit een goed moment om de juiste laptop te kiezen voor je dagelijkse werk.

Minder spullen op je bureau, meer focus tijdens het werk

Zonder stapels papier om je heen kijk je minder vaak tegen taken aan die nog openstaan. Op je bureau ligt dan alleen wat je vandaag nodig hebt: je laptop, een lamp en een kop koffie. Ruim je aan het eind van de dag alles op, dan sluit je de werkdag ook duidelijker af.

Minder papier is vaak de eerste stap naar minder spullen in huis. Met een paar vaste gewoontes wordt minimalistisch leven ook in de rest van je woning haalbaar.

Wanneer papier toch nog handig is

Helemaal zonder papier werken lukt niet altijd. Sommige opdrachtgevers sturen nog papieren post. Anderen willen een document met de hand ondertekend zien. Bij het brainstormen denk je misschien liever na met pen en papier. Dat is geen probleem, zolang je papier als tussenstap gebruikt en niet als archief.

Scan belangrijke aantekeningen daarom direct in. De rest gooi je na afloop bij het oud papier. Die mix van digitaal en analoog werken zie je ook terug in hoe de werkplek van de toekomst eruitziet.

Van volle ordners naar één digitaal archief

Een papierloos kantoor thuis bouw je op door telkens één la, map of jaar administratie te scannen en te ordenen. Werk daarbij van nieuw naar oud, want recente stukken heb je het vaakst nodig. Zo groeit je digitale archief stap voor stap mee, terwijl de stapels op je bureau steeds kleiner worden. Plan er bijvoorbeeld een vast moment per week voor in, zodat de overstap niet blijft liggen.